Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
Когда нужно составлять спецификацию к контракту по 44-ФЗ
Заказчик, готовящийся провести закупку, должен приложить к проекту контракта бланк, который может на первом этапе представлять пустую таблицу либо перечень товаров и услуг, планируемых к закупке. Эти бумаги, а также тендерную документацию и извещение о закупке нужно разместить в Единой информационной системе.
В ходе процедуры устанавливается окончательная стоимость госзаказа. Если проводится аукцион на электронной площадке, то максимум через 5 дней после того, как будет опубликован протокол его проведения, заказчик должен отправить победителю еще неподписанный контракт, указав в нем конкретные значения показателей товара, обозначенные в заявке выигравшего участника (ч. 2 ст. 83.2 № 44-ФЗ). Поставщику дается 5 дней на подписание договора, предоставление обеспечения и других бумаг при необходимости (ч. 3 ст. 83.2 № 44-ФЗ).
Если же протокол проведения тендера был размещен в Единой информационной системе, то победителю отводится 10 дней на предоставление заказчику заполненного соглашения с обеспечением. Покупатель в свою очередь должен подписать договор в течение максимум 10 дней (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).
Заказчик имеет право прописать в контракте условие об обязательном предоставлении поставщиком разбивки по стоимости каждого закупаемого объекта после подписания контракта. Затем организатор закупки в течение 3 рабочих дней публикует информацию о сделке в реестре контрактов, указывая стоимость каждой единицы товара.
В первом случае составление спецификации к контракту по 44-ФЗ ложится на закупщика, а во втором – на поставщика. Однако закон не вменяет эту обязанность ни одной из сторон. На практике спецификацию чаще составляет победитель торгов независимо от того, каким способом они были проведены.
На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Форма спецификации
В соответствии с приложением К ГОСТ 21.1101:
Спецификация по форме 7:
Форма 7 — Спецификация
Образец формы 7 спецификации по ГОСТ:
- в формате dwg
- в формате dxf
- в формате excel
- в формате pdf
Спецификация по форме 8:
Форма 8 — Групповая спецификация
Образец формы 8 групповой спецификации по ГОСТ:
- в формате dwg
- в формате dxf
- в формате excel
- в формате pdf
Что можно, а что нельзя указывать в спецификации к контракту по 44-ФЗ
Указывая необходимые характеристики закупаемого товара в описании, нельзя устанавливать требования к следующим параметрам:
- товарные знаки;
- знаки обслуживания;
- фирменные наименования;
- патенты;
- полезные модели;
- промышленные образцы;
- наименование места происхождения товара или производитель.
Описание объекта закупки не должно содержать требований к нему, ограничивающих количество потенциальных поставщиков. В законе не указано, какие это конкретно требования, однако четко прописано, что они не должны быть причиной нарушения конкуренции из-за ограничения количества участников. В исключительных случаях, однако, допускается ужесточать требования к закупаемой продукции. К примеру, если не представляется возможным по-другому точно и четко описать ее.
Разделы спецификации
На первом этапе разработки спецификации вычисляют количество необходимых строк для каждого раздела. Если на одном листе конструкторской документации места недостаточно создают необходимое количество листов. Их численность определяется количеством элементов, входящих в конструкцию готового агрегата. Последовательность записи разделов определяется государственным стандартом 2.102-68. Их заполнение производится с учётом конструктивных и технологических особенностей изготовленных и готовых элементов будущего агрегата. Все разделы расположены в соответствующих ячейках таблицы.
Скачать ГОСТ 2.102-68
Каждую единицу, применяемую при сборке, записывают в раздел «Сборочные единицы». Их пронумеровывают на основании утверждённой системы классификации. Готовые элементы заносят в раздел «Детали».
Готовые конструкции, состоящие из набора отдельных элементов, отмечают в разделе, «Комплексы». Они будут применяться во время сборки. Каждой детали или комплексу присваивается порядковый номер. Поэтому записи в ячейках производятся по возрастанию цифр, согласно классификатору. Например, если в агрегате используется шестерня, имеющая номер по классификатору 303712, а электродвигатель обозначен набором цифр 521721, то первой будет обозначена шестерёнка. В аналогичной последовательности располагают элементы и в других разделах. В некоторых случаях готовые детали, имеют одинаковые номера. В этом случае производить запись на основании порядкового номера.
Данные об изделиях, деталях, конструктивных элементах, изготовленных другими предприятиями, записываются по их названиям. Сначала вносят записи, обозначенные кириллицей, а затем латиницей.
Некоторые элементы или целые агрегаты, выполненные не по государственным стандартам, располагаются в разделе «Прочие изделия». Для удобства восприятия и быстроты поиска их объединяют в однотипные группы.
Расходные материалы, обязательные к применению, размещают в специальном разделе под названием «Материалы». Такими элементами являются: металлические заготовки, продукция кабельных и химических предприятий и так далее.
Скачать спецификацию сборочного чертежа
Спецификация к сборочному чертежу обязана отражать полный перечень необходимых элементов. В ней указаны стандартизованные названия. Они не должны допускать неопределенной трактовки в названиях или непонятной классификации. Применяемые изделия, изготовленные по утверждённым стандартам (международным, общегосударственным, региональным или отраслевым) располагаются в разделе «Стандартные изделия». В нём указывают номер стандарта и год его принятия. К таким изделиям относятся метизы, электротехнические изделия, подшипники, элементы металлоконструкций и так далее. Последовательность записи определяется согласно иерархии стандарта. Сначала международные, затем общероссийские и так далее.
При широкой номенклатуре деталей, заданных большим количеством стандартов, их объединяют в отдельные группы. Основным признаком является функциональное назначение. Если несколько деталей имеют близкое назначение, их разделяют на подгруппы по наиболее схожему вторичному признаку. Первыми в этот раздел записывают крепежные детали. Их располагаю по алфавиту. Место положения записи зависит от обозначения, принятого в соответствующем стандарте. В рамках одной группы запись производиться по возрастанию основных параметров или геометрических размеров.
На листах сборочного чертежа указывают размеры, разрешённые допуски. Они выполняются строго по установленным правилам с соблюдением системы обозначения. Все размеры указаны в миллиметрах. Обязательным считается размещение параметров посадки для цилиндрических деталей. Они необходимы для правильной стыковки деталей имеющих внутренний и внешний диаметры.
В спецификации указывают следующие виды размеров:
- габаритные (указывающие все размеры детали);
- установочные (необходимы при установке детали на подготовленное место);
- присоединительные (определяют допустимые параметры стыковочных соединений).
Правила нанесения символов изложены в единой системе сборочной конструкторской документации и утверждены стандартами. Общее количество сборочных чертежей определяется сложностью агрегата и степенью проработки, достаточной для правильного соблюдения сборочных операций.
